Wer kennt es nicht? Der Terminkalender platzt aus allen Nähten, die Wäsche müsste dringend gemacht werden und der Berg an Aufgaben ist inzwischen so groß, dass man längst den Überblick verloren hat. Prompt verpasst man eine wichtige Deadline oder vergisst die Schulaufführung seines Kindes…
Viele Menschen haben damit zu kämpfen, Ihren Alltag effizient zu gestalten. Gerade bei Schichtarbeit verläuft der Tagesrhythmus nicht synchronisiert zu dem aller anderen und bedarf häufig einer strikten Planung, um alle Tagesordnungspunkte unter einen Hut zu bekommen.
Zum Thema Selbstmanagement gibt es inzwischen zahlreiche Seminare und Therapieansätze. Aber auch ohne diese Angebote in Anspruch zu nehmen, kann man lernen, effizienter mit den To-Dos des Tages umzugehen.
Zuerst erklären wir Ihnen, was Selbstmanagement eigentlich bedeutet und warum es so wichtig ist. Anschließend stellen wir Ihnen die vier Eckpfeiler eines guten Selbstmanagements kurz vor und verraten Ihnen ein paar einfache Methoden, die sich leicht in Ihren Alltag integrieren lassen.
Was bedeutet Selbstmanagement?
Wenn man Gewohnheiten und das eigene Verhalten so optimiert, dass man die verfügbare Zeit optimal nutzen kann, nennt man das Selbstmanagement. Der Begriff stammt aus der Psychologie. Besonders im Bereich der Verhaltensforschung wurde das Konzept „Selbstmanagement“ interessant, als es um eine Steigerung von Effizienz und Zielorientierung bei der Bewältigung von Aufgaben ging.
Zum Selbstmanagement gehören alle Prozesse innerhalb eines Tages, die dazu beitragen, die eigene Produktivität zu erhöhen und Aufgaben so zu strukturieren, dass einerseits Prioritäten erkennbar werden und andererseits alles innerhalb der gewünschten Zeit erledigt werden kann.
Warum ist Selbstmanagement so wichtig?
Warum gutes Selbstmanagement wichtig ist, liegt eigentlich auf der Hand. Wer unter andauerndem Stress steht und ständig von der Last der unerledigten Aufgaben geplagt wird, läuft auf Dauer Gefahr, auszubrennen.
Gezieltes Selbstmanagement hilft Ihnen dabei, diese Faktoren im Berufsleben wie auch im Alltag aufzufangen, bevor sie zu einem echten Problem werden. Ein wenig Übung und Durchhaltevermögen werden Sie brauchen, doch die Mühe wird durch einen Zugewinn von Zeit und Ruhe bald belohnt.
Wie kann Selbstmanagement funktionieren?
Selbstmanagement darf nicht nur an einem Symptom des Problems angreifen, sondern muss dieses sprichwörtlich an der Wurzel packen. Die vier wichtigsten Faktoren für ein gelungenes Selbstmanagement sind Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung.
Im Folgenden wollen wir Ihnen diese vier Faktoren kurz vorstellen, bevor wir Ihnen im darauf folgenden Abschnitt konkrete Methoden zur Umsetzung an die Hand geben.
1. Planung
Eine gute Planung ist das A und O eines flüssig ablaufenden Tages. Planung kostet Zeit. Sie zahlt sich jedoch aus, da man dadurch Leerläufe vermeidet und Unwichtiges nicht unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt.
Darüber hinaus hilft die Planung dabei, den Überblick über anfallende Aufgaben zu behalten. Ein sogenannter Advanced Organizer zeigt auf einen Blick, was zu erledigen ist, gibt aber auch klar zu erkennen, wenn die Planung schief gelaufen ist. So können eigene Prozesse nicht nur überwacht und verbessert werden, sondern man kann der Ursache von Zeitproblemen schnell auf den Grund gehen.
2. Organisation
Durch Organisation wird das Geplante so arrangiert, dass es auch realistisch umsetzbar ist. Nachdem Sie eruiert haben, welche To-Dos wann zu erledigen sind, gilt es also, Aufgaben zu richtig organisieren.
Wichtige Fragen hierbei könnten beispielsweise sein:
Was kann möglicherweise delegiert werden? Ist es realistischer, vier Stunden am Stück konzentriert zu bleiben, oder sollten Sie besser eine Entspannungspause einplanen? Gibt es Dinge, die im Voraus erledigt werden sollten, bevor Sie eine andere Aufgabe angehen?
Machen Sie sich Gedanken und organisieren Sie Ihre Aufgaben sinnvoll.
3. Motivation
Die Macht der Motivation wird häufig unterschätzt. Jemand, der motiviert an eine Sache herangeht, wird diese schneller, effizienter und mit weniger Stress erledigen, als jemand, der vor Langeweile alle 10 Minuten auf sein Handy schaut.
Doch gerade bei langwierigen oder unliebsamen Teilaufgaben fällt es manchmal schwer, die Motivation aufrecht zu erhalten. Sich selbst Belohnungen und Anreize zu schaffen kann hierbei zum Beispiel sehr hilfreich sein. Außerdem sollten Sie stets das „große Ganze“ im Blick behalten und sich klarmachen, welchem Ziel Ihre Arbeit gerade dient.
4. Zielsetzung
Der letzte und deshalb nicht minder wichtige Eckpfeiler eines guten Selbstmanagements ist also eine realistische und sinnvolle Zielsetzung.
Diese hilft uns dabei, das große Ganze im Blick zu behalten und nicht das eigentliche Ziel einer Arbeit oder eines Projekts aus den Augen zu verlieren. Ziele dienen darüber hinaus auch der Kontrolle des eigenen Arbeitsfortschrittes und sollten stets den Rahmen von Planung und Organisation bilden.
Achtung: Eine Zielsetzung kann stark demotivierend sein, wenn sie unrealistisch oder nur schwer erreichbar ist. Worauf es bei einer guten Zielsetzung ankommt, zeigen wir Ihnen im nächsten Abschnitt.
Übrigens: Wir haben auch einen Artikel über Selbstmotivation in unserer Rubrik, der Sie vielleicht interessieren könnte: “8 Tipps, wie Sie Ihre Motivation und Arbeitsleistung steigern”.
Methoden zur Verbesserung des Selbstmanagements
Angelehnt an die vier Eckpfeiler des Selbstmanagements (Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung) möchten wir Ihnen nun einige Methoden vorstellen, mit denen Sie Ihr Selbstmanagement verbessern können.
Suchen Sie sich einfach eine oder mehrere Methoden aus, die Ihnen schlüssig vorkommen, und probieren Sie diese aus. Sollte sich herausstellen, dass Sie damit nicht besonders gut arbeiten können, halten Sie nicht daran fest, sondern wechseln Sie die Methode. Eine oder mehrere dieser anerkannten Praktiken sollten Ihnen schließlich auf dem Weg zu Ihrem ganz persönlichen Selbstmanagement helfen.
1. Methoden zur Planung und Organisation
Zur Planung und Organisation von To-Dos gibt es einige Raster, die helfen, Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu strukturieren.
Die Eisenhower-Methode oder das sogenannte ABC-Schema hilft, die Wichtigkeit von Aufgaben einzuschätzen. Dabei werden Tasks nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert.
Ist eine Aufgabe dringend und wichtig, wird sie sofort erledigt. Ist sie dringend, aber unwichtig, wird sie wenn möglich delegiert. Ist sie wichtig, aber nicht dringend, wird sie später erledigt, und ist sie unwichtig und nicht dringend, kann sie verworfen werden. So verschaffen Sie sich einen ersten wertvollen Überblick über die Prioritäten Ihrer To-Dos.
Die ALPEN-Methode kann dabei helfen, einen Tagesplan zu erstellen. Dabei werden zunächst die Aufgaben aufgeschrieben und die etwaige Länge ihrer Bearbeitung eingeschätzt. Dann werden Puffer eingeplant, also nicht die gesamte verfügbare Zeit restlos verplant. Die Entscheidungen werden nun priorisiert, etwa mit der Eisenhower-Methode. Zuletzt erfolgt die Nachkontrolle, die die Schlüssigkeit und Sinnhaftigkeit des Tagesplans überprüft.
2. Methoden zur Verbesserung der Motivation
Sich zu motivieren fällt nicht immer leicht. Daher möchten wir Ihnen auch hier zwei Methoden an die Hand geben, die helfen, Ihre Motivation und Konzentration aufrechtzuerhalten.
Die sogenannte Pomodoro-Methode ist eine Strategie, die helfen soll, die Konzentration zu erhöhen und Ablenkung möglichst zu minimieren bzw. in feste Pausen zu verlegen.
Forschungen haben ergeben, dass konzentrierte Phasen dann am besten funktionieren, wenn alle 25 Minuten eine kurze Pause eingelegt wird. Diese sollte jedoch nicht zu lange andauern, um den Fokus nicht zu verlieren. Nach vier Durchgängen wird eine längere Pause von etwa 30 Minuten eingeplant. Ein Arbeitsvormittag könnte dann etwa wie folgt aussehen:
- 8.00 – 8.25 Uhr: Planung des Tages, dann 5 Minuten Pause
- 8.30 – 8.55 Uhr: Projekt, dann 5 Minuten Pause
- 9.00 – 9.25 Uhr: Projekt, dann 5 Minuten Pause
- 9.30 – 9.55 Uhr: Projekt, dann 30 Minuten Kaffee-Pause mit Kollegen
- …
Das Ziel dieser Methode ist es, dass jegliche Ablenkungen in die kurzen Pausen verschoben werden. Der Blick aufs Handy, die Kaffeepause oder der Toilettengang finden in den 5 Minuten Zwischenpause statt. So lenken diese kurzen „Zwischenerledigungen“ nicht von der eigentlichen Aufgabe ab und man kommt besser voran.
Übrigens: Es gibt inzwischen sogar Apps, die helfen, diese Methode umzusetzen. „Forest“ beispielsweise ist eine App, die es ermöglicht, 25 Minuten-Timer zu stellen. Danach kann eine Pause gesetzt werden, die ebenfalls mit einem Timer versehen wird und so nicht beliebig überzogen werden kann. Während der Arbeitsphase ist die Benutzung des Handys nicht möglich.
Setzen Sie intrinsische und extrinsische Anreize! Motivation kommt selten aus dem Nichts. Daher hilft es, selbst für Belohnungen zu sorgen. Vielleicht fällt Ihnen ein Grund ein, der die Aufgabe per se attraktiver macht oder es wünschenswert erscheinen lässt, diese zu erledigen. Vielleicht ist sie besonders spannend oder herausfordernd oder Sie lernen dabei etwas Neues?
Sollte die intrinsische Motivation nicht funktionieren, können Sie sich äußerliche Anreize setzen. Vielleicht hilft die Erledigung Ihnen auf dem Weg zur Beförderung. Vielleicht können Sie nächste Woche einen Tag Urlaub nehmen, wenn Sie das Projekt diese Woche noch abschließen. Vielleicht winkt aber auch einfach ein gutes Abendessen im Kreise der Familie, das als Belohnung für das Erledigen der Aufgabe dient.
Wichtig ist es, sich persönliche Anreize zu schaffen und sich diese immer wieder vor Augen zu führen, um nicht die Freude an der Arbeit zu verlieren.
3. Methoden zur sinnvollen Zielsetzung
Eine der bekanntesten Methoden, um sich gute Ziele zu setzen, ist die SMART-Methode. Diese besagt, dass Ziele
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
sein sollten. Formulieren Sie Ihre Ziele so konkret wie möglich. Legen Sie fest, mit welchem Mittel Sie die Zielerreichung überprüfen möchten und sprechen Sie dem Ziel ein Wert zu. Es sollte bedeutsam für Sie sein, das Ziel zu erreichen.
Beachten Sie: Unrealistische Ziele demotivieren, versuchen Sie also so realistisch wie möglich zu planen.
Wenn die Erreichung eines Ziels nicht möglich ist, überprüfen Sie, woran das gelegen hat, und passen Sie Ihre Planung dementsprechend an. Legen Sie zudem immer einen Termin fest, zu dem das Ziel erreicht werden soll. Nur so vermeiden Sie das Aufschieben und Vergessen von wichtigen Projekten.
Das Ziel „Ich möchte ab jetzt gesünder leben“ wäre beispielsweise kein gutes Ziel. Es ist nicht konkret, nicht terminiert und auch schwierig messbar. Besser wäre: „Ab dem 1. Mai koche ich jeden Montag, Mittwoch und Freitag selbst. Dafür gehe ich am Samstag zu Fuß einkaufen und kaufe keine Fertigprodukte. Diesen Plan verfolge ich zunächst bis zum 31. Mai“.
Eine weitere Möglichkeit sich Ziele zu setzen ist die sogenannte MAGIE-Methode. Sie funktioniert ähnlich wie die SMART-Methode und besagt, dass Ziele machbar, akzeptabel, gewissenhaft erledigt, inspirierend und ehrgeizig sein sollten.
Welche der beiden Praktiken Sie schlussendlich für Ihre persönliche Zielsetzung verwenden wollen, ist ganz Ihnen überlassen. Vielleicht hängt Ihre Wahl auch vom jeweiligen Anlass ab, der Ihnen eine Zielsetzung abverlangt.
Fazit
Gutes Selbstmanagement kann sehr hilfreich im Alltag sein – egal ob zu Hause oder im Büro. Wir haben Ihnen die anerkanntesten Methoden aufgezeigt, die sich gleichzeitig möglichst leicht in den Alltag integrieren lassen. Jetzt sind Sie gefragt: Setzen Sie sich das Ziel, Ihr Selbstmanagement zu verbessern, und überprüfen Sie, in welchen Bereichen Ihres Alltags- und Berufslebens Sie konkrete Optimierungen vornehmen können. Haben Sie den Mut, Neues auszuprobieren! Es wird sich lohnen, versprochen!
